L’utilisation de Trello en gestion de projet avec la méthodologie Kanban
En gestion de projet agile, il convient de choisir les bons outils afin de piloter efficacement son projet et de suivre son avancement.
Afin de répondre à ces besoins, de nombreux outils existent sur le marché : JIRA, Trello, Asana, monday.com, Wrike…
Ici, nous allons nous intéresser plus particulièrement à Trello et nous allons voir comment s’en servir dans le cadre de la gestion d’un projet digital avec la méthode Kanban.
La méthodologie Kanban
La méthodologie Kanban a été créée par Taiichi Ōno, ingénieur chez Toyota à la fin des années 1950 dans le but d'optimiser la capacité de production de l’entreprise automobile japonaise.
À cette époque, l’industrie automobile japonaise étant en retard par rapport à celle de son principal concurrent les États-Unis. Il fallait donc trouver un moyen de rendre Toyota compétitif face aux entreprises américaines.
Kanban signifie “étiquette” en japonais. La méthode Kanban repose sur un système de cartes ou d’étiquettes correspondant à une demande précise du client. Ces cartes indiquent les tâches à réaliser, quand les réaliser et quelles sont les tâches déjà réalisées.
Kanban repose sur la demande du client : on conçoit un produit demandé lorsqu’il est demandé et dans la quantité demandée.
La méthode Kanban se base sur l’approche Lean, c'est-à-dire sur l'amélioration continue des processus de production afin de permettre une gestion de la production sans gaspillage.
Cette méthode flexible permet à l'équipe de suspendre à tout moment le processus de production afin de résoudre un problème bloquant ou une urgence.
Cette approche permet aussi d’avoir une meilleure visibilité sur le flux de travail (workflow) de son entreprise. On peut donc observer la façon de travailler de son entreprise afin de l’améliorer par la suite.
Voici les avantages principaux de la méthode Kanban :
- Visualiser le flux des travaux (workflow).
- Limiter le nombre de tâches en cours.
- Gérer le déroulement du travail.
- Établir des règles d'organisation.
- Proposer des actions d’amélioration.
La gestion de projet avec Trello
Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui offre une approche inspirée de la méthode Kanban vue plus haut. Sur Trello, les projets sont modélisés sous la forme de tableaux composés de listes en colonnes comportant les tâches à réaliser représentées sous forme de cartes. Chaque carte est personnalisable, mobile d’un tableau à un autre et peut être assignée aux différentes personnes travaillant sur un projet. La gestion de projet avec Trello demeure intuitive, l’application offre un environnement très visuel et assure une prise en main simple et rapide. Le choix de Trello comme outil de gestion de projet est cohérent dans plusieurs situations que vous soyez freelance ou en équipe, et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise. Ce logiciel est très modulable, on peut créer des listes, les nommer en fonction de notre projet et les organiser selon nos besoins. Pour chaque carte, nous avons la possibilité d’ajouter des descriptions, commentaires, étiquettes, checklists, échéances etc. On peut partager les tableaux avec les membres de notre équipe. Trello est gratuit mais il existe une formule payante avec des services supplémentaires(plus de Mo pour les fichiers joints, power-up illimités, tableaux d’équipe illimités).
Utiliser Trello pour gérer son projet digital avec la méthode Kanban
Il est bon de rappeler qu’en gestion de projet agile, la qualité de la collaboration en équipe et la création de valeur pour nos clients sont essentielles et ce, quelque soit l’outil que nous utilisons. Pour autant, un bon outil peut faciliter le travail en équipe en aidant par exemple les membres à visualiser plus facilement les différentes étapes de développement d’un produit. Trello constitue un outil idéal dans le cadre de la gestion d’un projet digital avec la méthode Kanban, il est très bien pour gérer les sprints (cycles itératifs de plusieurs semaines) car il permet aux équipes de rester constamment à jour. Je vous propose ici une manière d’utiliser Trello dans le cadre d’une gestion de projet agile Kanban. Il s’agit d’une manière parmi tant d’autres, je vais vous donner quelques pistes de réflexion mais ce sera à vous de vous adapter en fonction de votre projet et de votre équipe.
- Créer son tableau
(image tableau) : Commencez par créer votre tableau Kanban avec Trello. Trello a l’avantage d’être assez simple à prendre en main et beaucoup de fonctionnalités sont intuitives. Pour créer votre Tableau vous aurez besoin de lui donner un nom, ensuite vous pouvez ajouter votre équipe au tableau puis définir qui peut voir et utiliser votre tableau (public, seulement le groupe, privé).
Vous pouvez soit partir de zéro soit travailler à partir d’un modèle existant. - Créer ses listes Une fois votre tableau créé, il faudra commencer à l’organiser en créant des listes. Un tableau Kanban standard comporte les listes suivantes : À faire : on liste les actions que l’on doit faire lors de son projet En cours : dès qu’on commence à travailler sur une tâche, on la passe dans cette liste Terminé : on listera ici toutes les tâches que l’on a finies
- Créer ses cartes/étiquettes Vous avez vos listes, il faut maintenant mettre les fameuses étiquettes ou cartes dans cette liste. Chaque carte doit correspondre à une tâche à effectuer. Pour chaque carte vous pouvez choisir entre plusieurs options(Membres, Checklist, Date limite...). Ces options améliorent grandement la visibilité du projet si elles sont bien utilisées. Il faut cependant éviter deux extrêmes; trop d’options comme pas assez peuvent affecter la bonne visibilité du projet.
- Gestion de projet avec les cartes Une fois que vous avez défini vos listes, créé vos cartes et joué judicieusement avec les options, il ne vous reste plus qu’à gérer votre projet. Vous et les membres de votre équipe pouvez créer et gérer les cartes et les listes. Tous les membres du projet ont la visibilité sur l’avancement du projet. Lorsqu’une tâche est terminée, vous avez la possibilité de l’archiver puis de la supprimer.
Je vous ai présenté les bases de l’utilisation de Trello en gestion de projet avec la méthodologie Kanban. Maintenant que vous avez compris ce qu’était la méthode Kanban, ce qu’était Trello et comment lier les deux afin de gérer un projet digital, vous avez les armes nécessaires afin d’approfondir sur ce sujet. Le vaste monde du digital n’attend que vous.
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